(주)벤처빌알엠씨 이상호 대표 / 한국도시정비협회 이사
∥ 정비사업은 최소 15년 이상 소요되는 장기사업이다.
통상적으로 재개발‧재건축 등 정비사업은 그 시작을 알리는 정비구역 지정단계부터 조합청산까지 약 15년 정도가 소요된다. 이 과정에서 조합집행부가 재구성되는 경우도 있고 수많은 협력업체가 교체되기도 하며, 조합원들 또한 변경되는 경우가 많다. 특히, 오랜 기간 동안 사업이 추진되는 만큼 ‘조합 문서’도 매우 방대한 분량이 발생한다.
∥ 조합문서는 정비사업의 실질적인 역사다.
거의 모든 정비사업 조합의 업무는 조합원간의 이견을 좁혀나가는 일련의 과정일 것이다.
도시 및 주거환경정비법이 탄생된 지 16년이란 시간이 지나 어느새 법률보다는 ‘매뉴얼’에 가깝게 자리 잡았고, 수많은 소송과 다툼으로 판례가 다양하게 존재하고 있지만, 복잡한 정비사업 업무를 모두 ‘매뉴얼’을 바탕으로 추진하는 것은 무리가 따르는 것도 사실이다.
수많은 조합원간의 이견으로 소송이 빈번하게 진행하고 있으며, 조합 집행부의 임기만료 전 조합임원의 해임 사례도 어렵지 않게 볼 수 있다.
‘조합임원’의 해임으로 많은 협력업체도 계약타절이 연속적으로 발생하며, 정비사업 또한 그 연속성이 없어 사업은 지체 될 수밖에 없으며, 사업이 지체될수록 조합원의 분담금 역시 가중 될 수밖에 없다.
이러듯 많은 변화 가능성을 갖고 있는 정비사업의 특성상 결국 남는 것은 ‘조합문서’이고 이것이 바로 역사를 읽을 수 있는 중요한 요소가 되고 있다.
따라서 많은 기한을 가지고 추진하는 정비사업의 특성상 ‘조합문서’는 매우 중요하다.
하지만, 잦은 조합집행부 변경, 협력업체 변경 등 수많은 요소로 인해 ‘조합문서’는 대다수 분실 또는 망실 되곤 한다. 정비회사 또는 사무장에게 거의 대부분의 업무를 수행하게 함으로서 이들이 계약해지 및 사퇴할 경우 ‘악의적’으로 조합문서를 반출 및 파기하거나 컴퓨터 하드디스크 내 데이터를 삭제하는 일이 발생하기 때문이다. 이로 인해 업무의 연속적 흐름이 막힘으로서 사업추진에 악영향을 미치고 있으며, 특히 소송이 진행될 경우 ‘조합문서’의 부재로 수십억 또는 수백억원에 달하는 손해를 입히는 사례도 종종 찾아 볼 수 있다.
한편, 만약 조합사무실에 불순한 자가 침입해 고의적으로 서류를 훔치거나, 화재나 기타 재난이 발생할 경우 매우 소중한 ‘조합문서’의 분실을 막을 수 없다.
최근 조합장 해임총회가 개최된 모 조합의 경우 해임여부가 법률적으로 판단되기도 전에, 특정인이 조합사무실을 강제로 열어 서류를 분실하는 사례가 발생하기도 했다.
협력업체나 조합직원의 갑작스런 부재가 발생이 되더라도, ‘조합문서’가 모두 존재한다면 그 동안 추진한 업무의 역사성을 인지할 수 있으며, 소송 및 민원에 대해 원천적으로 방지할 수 있을 것이다.
∥ 문서스캔, 현실적으로 어려운 과정
그러나, 방대한 ‘조합문서’를 모두 스캔(SCAN)하는 것은 거의 불가능하다. 결국 ‘조합문서’가 발생될 때마다 전자화로 변경해 저장하는 방법 밖에 없지만, 이를 수행할 인력은 조합에 없다.
정비회사의 용역업무에 포함이 되지도 않으며, 책이나 도면같은 문서는 일일이 스캔해 저장하기도 시간이 매우 소요돼 별도의 인력을 채용한 것도 불가능하다.
더욱이 조합에서는 ‘조합문서’의 전자화 작업에 대한 이해도가 부족한 것도 사실이며, 실질적으로 결정을 하는 조합 집행부 역시 급한 업무가 아니라고 생각한다.
여기에 더해 실무에서 업무를 추진하는 협력업체나 조합직원은 과도하고 막중한 업무로 인해 그때그때 발생되는 문서를 스캔해 보관하는 업무에는 다소 소홀히 할 수밖에 없다.
∥ 전자화(스캔)된 조합문서는 향후 소송에 중요한 증거
(사례 1)
OO조합에서 협력업체 선정 시 입찰제안서 및 설명회 개최를 해 대의원회 의결로서 선정됐다.
조합은 계약을 체결하고 업무를 진행했다. 그러나, 업무범위가 추가되자, 조합과 마찰이 발생하고 급기야 소송에 이르렀다.
소송 진행시 판사는 문서로서만 판단을 한다. 설명회 개최 시 언급했던 업무내용이 계약서에 빠져있다는 이유로 협력업체에게 유리한 방향으로 판결을 예상했었다. 그러나, 입찰당시 그 협력업체가 제출한(비록 10년전 자료이지만) 입찰지침서를 10년전에 조합직원이 스캔한 문서를 찾아냈다.
조합집행부가 몇 차례 변경되면서 이와 같은 자료의 존재자체를 몰랐었지만, 조합직원이 우연히 스캔문서를 발견함으로서, 조합은 약 20여억원의 소중한 조합원 재산을 지킬 수 있었다.
(사례 2)
정비사업의 특성상 조합원간의 이견이 항상 존재하고 이로 인한 형사적 고발이 많이 발생한다.
수사과정상 압수수색이 진행될 경우, 대부분의 서류를 가지고 간다. 그러나 현실적으로 압수한 문서가 모두 되돌아오지 않을 경우 소중한 ‘조합문서’는 분실이 된다.
OO조합인 경우 수사가 만료돼 7년이 지난 시점에 청산조합원 보상 문제로 조합과 소송을 진행했다. 청산조합원은 회의록과 합의서를 가지고 있었다.
그러나 그 합의서는 파기 됐고, 추후에 체결한 합의서와 회의록이 부재했다.
조합은 압수수색과정에서 되돌려 받지 못했다고 주장을 했으나, 역시 판사는 이를 부정했다.
결국 조합은 청산 조합원에게 청산금액외 수십억원의 보상금을 지불 할 수밖에 없었다.
(사례 3)
OO조합은 조합장 해임총회를 진행해 조합장을 해임했다.
그러나 해임된 조합장은 총회의 흠결을 주장하며 ‘총회효력정지 가처분’을 신청해 소송을 진행했다.
해임을 주도한 조합원은 총회 해임의 정당성을 주장하며 법원의 판결 전까지 조합사무실을 장악했다. 이후 조합장 해임이 무효로 판결되자, 이미 조합의 모든 문서는 해임 주도 조합원이 가지고 갔다.
조합장은 절취죄로 고발을 했지만, 증거 불충분으로 무혐의 판결을 했다.
소중한 ‘조합문서’를 분실된 것이다.
∥ 조합문서 전산화는 선택이 아닌 필수
앞에서 살펴본 바와 같이 조합문서는 무조건 필수적으로 전자화해 영구히 저장을 해야 한다. 물리적 저장방법은 화재나 도난 및 관리소홀로 분실의 우려가 매우 높기 때문이다.
조합문서 분실로 인한 모든 손해는 조합원이 가진다. 비용절감 차원에서도 물리적인 방법의 문서보관은 매우 위험하다고 할 것이다.
반드시 정비사업 추진상황에 따라 몇 번의 과정을 거쳐 ‘조합문서’를 전산화해 저장하는 것이 필요하다 할 것이다.
∥ 조합문서를 효율적으로 관리하는 시스템 구축 필요
서울시의 경우 ‘클린업시스템’과 ‘e-조합시스템’ 적용으로 공문이나 계약서, 회의록 등은 의무적으로 업로드 해야 하나, 이는 극히 일부의 ‘조합문서’다.
수많은 문서(입찰제안서, 각종보고서, 각종 협력업체 회의록, 대외적 공문, 도서, 도면 등)를 모두 업로드 하기는 것은 사실상 불가능하며, 서울외의 지역은 그나마 이와 같은 시스템을 이용하지도 못한다.
그러나 최근에는 이를 위한 스캔하는 장비가 첨단화 돼 ‘책 또는 도면’ 기타 어떠한 종이로 된 문서는 쉽게 스캔해 저장할 수 있으며, OCR기능을 활용해 종이문서를 문자화 변환해 검색도 가능하게 할 수 있다.
‘조합문서’를 스캔해 저장하면, 조합원의 ‘공개정보청구’ 업무를 쉽게 처리할 수 있으며, 마치 전산화된 도서관처럼 검색기능을 활용해 쉽게 문서를 찾을 수 있고, 중요한 서류는 ‘암호화’해 별도로 저장해 영구히 보관하는 방법도 있다.
이러한 전자적 장비와 장치를 활용해 적은 비용으로 중요한 ‘조합문서’를 전자화해 보관함으로서 문서 분실로 인한 조합의 손실을 막을 수 있으며, 조합업무의 효율성을 극대화 시킬 수 있을 것이다.