표준 가이드라인 ｢서울시 정비사업 조합 등 표준 행정업무규정｣ 제정‧고시
재개발‧재건축 조합 및 추진위 인사‧보수‧업무‧문서‧복무별 상세규정 담아
「재개발‧재건축을 추진 중인 ○○조합은 작년 서울시의 실태조사 결과, 서울 이외 지역에서 식사한 비용을 조합자금으로 지출하고, ’09년 6월에 입사해 상반기 상여금 전액 지급대상이 아닌 상근이사에게 상여금을 전액 지급했다. 또, 문서대장을 작성하지 않는 등 관련서류 관리도 소홀했던 것으로 드러났다.」
서울시가 이와 같이 재개발, 재건축 등 정비사업 추진과정에서 단일한 원칙 없이 주먹구구식으로 이뤄졌던 추진위‧조합 운영에 대한 표준화된 가이드라인을 만들었다.
그동안은 재개발, 재건축 정비사업 추진과정에서 설립되는 추진위‧조합마다 원칙 없이 제각각 운영되다보니 집행부가 방만한 운영을 하거나 사업 추진상황을 조합원들에게 공개하지 않고 예산을 낭비해 이로 인한 피해를 조합원들이 고스란히 받게 되는 경우가 있었다.
이에 서울시는 ｢서울시 정비사업 조합 등 표준 행정업무규정｣ 제정을 완료, 7월 24일 서울시보에 고시하고 정비사업 현장인 추진위‧조합 등 총 459곳에 보급해 추진위‧조합에서 관행적으로 이뤄지던 부조리를 근절하고자 한다고 밝혔다.
표준 행정업무규정은 지난 6월 재개발, 재건축 등 정비사업 40년 역사에서 처음으로 ｢서울시 정비사업 조합 등 예산‧회계규정｣을 만든데 이은 것으로 추진위‧조합 운영 과정에서 따라야 할 상세 규정을 담고 있다.
서울시는 조합장, 주민 등 이해관계자 의견 청취, 정비업체·법률 등 분야별 전문가 자문을 거쳐 완성도를 높였다고 설명했다. 서울시는 이번 규정이 강제성을 가질 수 있도록 올 하반기 중으로 조례개정을 추진할 예정이며, 그 이전에도 조합 운영의 투명성에 대한 조합원들의 요구가 높은 만큼 각 추진위‧조합에서 자발적으로 도입할 것으로 기대했다.
이를 위해 서울시는 조합장, 감사, 총무 등이 의무적으로 참석하는 교육에 표준 행정업무 규정 내용을 포함하는 등 이들의 역량을 강화할 수 있도록 지속 지원한다는 계획이다.
｢서울시 정비사업 조합 등 표준 행정업무규정｣은 ▲인사 ▲보수 ▲업무 ▲문서 ▲복무 등 총 6개 장, 53개 조문의 본문 및 관련 서식 등으로 구성되어 있다.
주요 내용은 ①임금 및 상여금 지급기준 ②조합 집행부 사업추진 실적 공개 ③물품기록 및 관리대장 작성 ④문서 보존･관리대장 작성 ⑤서류 인수･인계관리 기준 마련 ⑥정보공개 처리대장 작성 및 복사 실비 범위 규정 ⑦상근임･직원 근무상황 관리 등 7가지이다.
① 보수 및 상여금 기준 마련으로 방만한 지급 방지 … 총회 직접참석 수당 지급
우선, 추진위‧조합에서 상근하는 임･직원의 임금과 상여금은 매년 총회의 예산(안) 의결을 거쳐 확정한 금액을 지급해 기준 없이 방만하게 운영되지 않도록 했다.
임금은 기본급, 소득세, 보험료 등을 원천징수하고 임금대장을 작성해 관리해야 한다. 상여금은 3개월 이하로 근무한 자에게는 지급하지 않고 3개월~1년 근무한 자에게는 반액을 지급하는 등 기준을 제시해 지급대상이 아님에도 상여금을 주는 사례가 없도록 했다.
또, 이사회, 대의원회 등 조합 운영을 위한 각종 회의 시 지급하는 참석수당 역시 매년 총회에서 예산(안) 의결을 거쳐 정하도록 했다. 예컨대, 수당은 회의개시 때부터 종료 때까지 참석한 인원에 한해 지급하고, 상근 임･직원에게는 지급하지 않는다.
특히, 총회가 열릴 때 조합원이 직접 참석하면 참석수당을 줄 수 있도록 해서 총회 직접 참석률을 높이는 한편, 서면결의서를 받는 과정에서 발생하는 부정도 줄일 수 있도록 했다.
서면결의서는 조합원이 총회에 참석할 수 없을 때 서면으로 의결권을 행사할 수 있는 문서로, 집행부에 유리하게 사업이 진행되도록 OS요원(서면결의서 징구 용역업체)을 동원하면서 따르는 과다한 용역비 지출, 문서 위‧변조 등 부정이 발생하는 문제를 막기 위해서다.
아울러 상근 임･직원이 아닌 자가 조합의 업무와 관련해 회의참석, 자료수집 및 조사분석 등 업무를 수행하면서 발생한 비용은 이사회 결정에 따라 실비로 지급하고 추후 대의원회 등에 보고해야 한다.
② 사업 추진실적 분기별로 조합원에 공개 … 노력 없이 월급만 받는 행태방지
추진위·조합 집행부가 추진하는 사업실적 등 업무내용을 분기별로 조합원 또는 토지 등 소유자에게 서면으로 공개해서 주민들에게는 사업진척 사항 등을 알 수 있는 소통의 계기로 만들고, 별다른 사업 진척 노력 없이 월급만 받는 집행부의 행태를 방지하도록 했다.
도시정비법에 따르면 정비사업 관련 자료를 분기별로 서면으로 통지하도록 되어있어 업무실적 서면통지는 별도의 비용 추가 없이 즉시 가능하다.
또한 상근 임･직원에 대한 업무를 적절하게 분담해 수행토록 하고, 사업전반의 관리 및 추진 상 행정업무, 문서작성 및 보존‧관리 업무, 각종 회의 시 회의록 기록‧관리 업무 등 구체적인 내용을 담은 업무분장을 작성하고, 매주 업무일지를 작성해야 한다.
③ 사무실 물품 구입~폐기 관리대장 작성, 분실이나 임의 폐기되는 일 방지
추진위·조합 사무실 운영에 필요해서 조합의 비용을 들여 사는 물품은 조합의 재산이기 때문에 분실이나 임의폐기되지 않도록 구입부터 폐기까지 과정과 물품 구입일자, 규격, 금액 등을 명확하게 기록해서 대장으로 관리토록 했다.
사용하지 않은 물품을 처리할 때에도 손망실처리기록부를 작성하도록 했다. 단, 100만원 이상의 물품을 처리하는 경우에는 이사회 또는 추진위원회에 보고하도록 해서 물품을 임의로 처리하지 못하도록 했다.
④ 관련 문서 작성~보존 표준화된 문서관리 서식 마련해 서류 망실 방지
정비사업 시행과 관련한 서류 등 문서의 작성, 처리, 통제, 시행, 보존에 관한 표준서식을 제공해 문서관리를 표준화할 수 있도록 했다.
정비사업 관련 서류 등은 사업완료 후 조합에서 구청장으로 이관하도록 되어 있음에도 불구하고 실제로 관련서류를 등록하고 관리하는 과정을 소홀히 해서 서류가 분실되는 경우가 종종 발생했다.
예컨대, 긴급한 사항이라 구두나 전화로 처리한 사항도 후에 문서로 기록해야 하고, 원본이 되는 문서 및 기타 기록물은 어떠한 경우에도 개인이 소유‧사용해서는 안 된다. 또, 각 문서는 매 건마다 관계된 일체의 문서를 합해서 보관하고 보관철을 사용해서 연도 별로 보존‧관리해야 한다.
⑤ 인수･인계 관리기준 마련으로 조합장 교체 등 변경시 책임소재 명확하게
추진위에서 조합으로 변경하거나 내부 조합장 등 임원이 변경될 때는 회계장부 등 관련 서류의 인수･인계서를 반드시 작성하고 관련 내용을 조합장 등과 임원 1명이 입회한 가운데 서면 또는 총회에 보고해야 한다.
추진위는 관련 서류를 조합에 인계해야 하지만 인수･인계서를 작성하지 않는 등 관련 업무의 책임소재를 불명확하게 처리해서 인수인계가 제대로 이뤄지지 않는 경우가 있었다.
또한, 관련 문서나 기타 기록물을 인계하지 않는 임원은 총회에 보고하고 고발 등 필요한 조치를 하도록 했다.
⑥ 정보공개 처리대장 작성 및 복사 실비 범위 규정 → 주민의 알권리 확보
조합원 또는 세입자가 정비사업과 관련된 서류나 자료를 공개‧열람‧복사 요청하는 경우, 추진위‧조합에서는 ‘도시정비법 제81조 제6항’에 의거, 15일 내에 요청을 따라야하고, 처리상황을 정보공개처리대장에 기록해야 한다.
또, 정비사업 관련 자료를 제공하지 않으려고 복사비를 과다 청구하는 사례를 막기 위해 복사에 필요한 실비의 범위를 ｢공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행규칙｣에서 정한 수수료 금액 기준을 따르도록 해 분쟁을 감소하도록 했다.
⑦ 상근 임･직원 출근부‧근무상황부 작성해 근무시간 및 내부 통제 강화
상근 임･직원은 다른 추진위‧조합, 해당 정비사업과 관련된 시공자, 설계자, 정비사업 전문관리업자 등 관련업체 직원을 겸할 수 없다.
또한, 근무시간은 조합등이 정해 운영하되, 출근부를 작성해 기록하고 결근, 조퇴, 외출, 휴가, 출장 시에는 근무상황부를 작성해 조합장등에게 보고하도록 해서 집행부 스스로 내부 통제를 강화하도록 했다.
진희선 서울시 주택정책실장은 “추진위나 조합은 결국 조합원들의 자산을 가지고 운영하는 법인단체인 만큼 업무처리를 좀 더 명확하고 체계적으로 할 필요가 있다”며 “이번에 마련한 표준 행정업무규정을 통해 방만한 조합운영 행태를 버리고 스스로가 명확하고 일관된 업무를 수행함으로써 신뢰받는 조합으로의 변화 시작점이 되기를 기대한다”고 말했다.